Hướng dẫn khắc phục hết dung lượng gmail

LongAnIT 7/25/2019
Hướng dẫn khắc phục hết dung lượng gmail
Hướng dẫn khắc phục hết dung lượng gmail

Hiện tại, dung lượng lưu trữ của mỗi tài khoản Gmail mặc định là 15GB. Đặc biệt với người dùng dịch vụ G Suite (Gmail theo tên miền doanh nghiệp), họ sẽ có ít nhất 30GB đối với bản Basic. Tuy nhiên khi tài liệu lưu trữ không chỉ là các văn bản thông thường mà còn là video, hình ảnh, bản thiết kế,… thì theo thời gian, khả năng cao là bộ nhớ đó sẽ không đủ. Bạn có thể kiểm tra dung lượng sử dụng gmail của mình qua link tôi cung cấp bên dưới.

https://www.google.com/settings/storage

Có thể bạn chưa biết: Tổng dung lượng của một tài khoản sẽ được sử dụng cho cả Gmail, Google Drive, Google Photos. Vậy làm thế nào để sử dụng dung lượng một cách tối ưu và hiệu quả nhất? Bạn cần nắm rõ một số vấn đề sau:

1. Điều gì dẫn đến việc tốn dung lương?

Các mục không làm tốn dung lượng

Google quy định các tập tin hay mục được tạo ra bởi các ứng dụng của Google thì sẽ không tính dung lượng. Bao gồm:

Google Drive:

  1. Các tập tên tin được tạo bởi ứng dụng Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites và tập tin trong “Shared with me”. Tức là nếu cùng một nội dung, nếu bạn tạo file đó trong word rồi mới up lên Drive thì sẽ tốn dung lượng. Nhưng nếu ngay từ đầu tạo bằng Google Docs thì sẽ không chiếm bất kì MB trong tài khoản của bạn.
  2. Chỉ những tập tin bạn là chủ sở hữu (owner) mới chiếm dung lượng Google Drive.



Google Photos:


  1. Những ảnh và những video được lưu trữ ở kích thước “High Quality” (Chất lượng cao) sẽ được hưởng bộ nhớ không giới hạn và miễn phí.
  2. Khi bạn lưu ở kích thước “High quality”, hình ảnh và video sẽ được nén lại để tiết kiệm bộ nhớ mà vẫn đảm bảo được chất lượng của file.

Pixel phones:
Khi sử dụng điện thoại Pixel của Google, bạn có thể sao lưu dự phòng không giới hạn ảnh và video vào Google Photo.

Các mục chiếm giữ dung lượng

 Google Drive:

  1. Hầu hết các tập tin mà bạn lưu trong “My Drive” đều chiếm dung lượng bộ nhớ, bao gồm các file PDFs, ảnh, video (do yếu tố công việc nên người dùng không phải lúc nào cũng có thể tạo và lưu file bằng Docs, Sheets, Slides,…)
  2. Các mục trong thùng rác của bạn


Gmail:


  1. Tin nhắn và tập tin đính kèm.
  2. Bao gồm cả các mục trong thư mục Spam và Thùng rác.


Google Photos:


  1. Những ảnh và video lưu trữ bằng “Original” (Kích thước ban đầu). Khi tải ảnh và video lên và giữ nguyên kích thước ban đầu, những file này sẽ chiếm rất nhiều dung lượng và sẽ bị tính vào dung lượng giới hạn trong tài khoản.


Sự khác biệt về bộ nhớ trong Google Drive

Khi bạn sử dụng Google Drive cho máy tính cá nhân (Backup and Sync), bạn có thể thấy các file được lưu trên đây chiếm dung lượng theo một cách khác (so với việc lưu trên bộ nhớ đám mây drive.google.com):

  • Các mục trong Thùng rác sẽ chiếm dung lượng trong Google Drive, nhưng nó sẽ không được đồng bộ với máy tính.
  • Các mục được chia sẻ với bạn sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive
  • Các file ở trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ với tất cả thư mục trên máy tính của bạn, do đó chiếm nhiều dung lượng lưu trữ hơn.
  • Nếu bạn chỉ đồng bộ một số thư mục về máy tính, dung lượng lưu trữ trên máy tính sẽ ít hơn những gì hiển thị trên Google Drive.
  • Máy tính của bạn sẽ hiển thị thông tin về kích thước tập tin hơi khác trên Google Drive (drive.google.com) do yêu cầu của MAC hoặc PC.

2. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn hết dung lượng?

Nếu không gian lưu trữ của bạn hết, tất cả các tập tin sẽ của bạn vẫn sẽ được lưu trữ nhưng bạn sẽ không thể lưu trữ những thứ mới. Như:

 Google Drive:

Bạn sẽ không thể đồng bộ hoặc tải lên các tập tin mới. Việc đồng bộ giữa thư mục Google Drive trên máy tình và My Drive trên web sẽ bị dừng. Bạn vẫn có thể tạo các tài liệu bằng các ứng dụng của Google (Docs, Sheets,…) vì chúng không chiếm thêm dung lượng.

Gmail:

Bạn sẽ không thể nhận thêm bất cứ tin nhắn nào của khách hàng hoặc người gửi cho bạn. Các tin nhắn này sẽ bị trả về với người gửi.

Google Photos:

Bạn sẽ chỉ có thể tải lên ảnh và video mới mà được lưu trữ ở  “High Quality”.

3. Bạn cần làm gì khi hết dung lượng lưu trữ?

Giải pháp 1: Làm sạch không gian lưu trữ
Trong giải pháp này, chúng ta sẽ làm sạch không gian bộ nhớ trong Google Drive, Gmail và Google Photo với những tập tin không cần thiết. Tại đây, bạn sẽ phải thực hiện bằng cách sau:

Google Drive:
  1. Truy cập vào Google Drive.
  2. Vào “My Drive” và lựa chọn các thư mục, tập tin không cần thiết bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Chuột trái”
  3. Chọn Trash   ở góc trên bên phải màn hình hoặc bạn nhấn chuột phải và chọn “Remove”.
  4. Lưu ý: Khi bạn chọn các thư mục và tập tin và chọn xóa thì các thư mục và tập tin đó sẽ chưa bị xóa luôn ra khỏi hệ thống Google mà sẽ lưu ở trong “Thùng rác” và vẫn chiếm dung lượng bộ nhớ.
  5. Ở bên màn hình bên trái bạn vào Thùng rác: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thư mục và tập tin ở trong thùng rác .
  6. Chọn các thư mục và tập tin cần xóa khỏi thùng rác. Chuột phải chọn “Delete Forever” (Xóa vĩnh viễn)
  7. Ở bước này bạn sẽ phải xóa một lần nữa các thư mục và tập tin. Khi đó, hệ thống mới xác nhận việc xóa các thư mục và tập tin trên, đồng nghĩa với việc giải phóng bộ nhớ và không gian lưu trữ.

Gmail:

Xóa những email không cần thiết.

  1. Lựa chọn các email cần xóa hoặc sử dụng tìm kiếm để lọc danh sách email cần xóa và chọn Xóa
  2. Ở bên trái màn hình, vào More (Danh sách mở rộng) > Trash (Thùng rác)
  3. Ở trên màn hình, chọn “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ”

Lưu ý: Thường thì các email ở trong thùng rác hơn 30 ngày hệ thống sẽ tự động xóa.

 Xóa email Spam:

  1. Ở bên trái màn hình, Chọn More > Spam
  2. Ở bên trên màn hình, chọn “Xóa tất cả thư spam ngay bây giờ” hoặc bạn có thể chọn từng email. Sau đó, chon “Xóa vĩnh viễn”. 

Google Photo

 Thay đổi chất lượng ảnh và video lưu trữ:

Ở phần này bạn làm sạch không gian lưu trữ bằng cách thay đổi thông tin ảnh và video của bạn từ “Nguyên bản” thành “Chất lượng cao”. Điều này sẽ không làm tốn dung lượng lưu trữ của bạn.

  1. Vào Google Photos -> Settings
  2. Chọn “Khôi phục bộ nhớ”. Điều này sẽ không làm thay đổi chất lượng video và hình ảnh của bạn trong lần tải video và hình ảnh lên lần tiếp theo.

 Xóa những video và hình ảnh không mong muốn:

  1. Vào Google Photos
  2. Lựa chọn các video và hình ảnh muốn xóa.
  3. Ở trên bên phải màn hình, chọn Xóa hoặc chuột phải và chọn Xóa.
  4. Ở bên trái màn hình, chọn Danh sách mở rộng > Thùng rác.
  5. Chọn Xóa vĩnh viễn video, hình ảnh hoặc lựa chọn video hình ảnh và chọn Xóa.


Nếu trong quá trình thực hiện báo lỗi hay gặp khó khăn vui lòng để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhé. Chúc các bạn SEO nhanh lên top.

No comments:

Post a Comment

Nếu phát hiện spam bạn sẽ bị xử lý. Bạn có thể đặt backlink tại đây Hướng dẫn đặt backlink nofollow tại đây